Ustalenie kwot potrącenia przy wypłacie w tym samym miesiącu wynagrodzenia i nagrody jubileuszowej

1) Pracownik, którego wynagrodzenie jest zajęte na poczet należności niealimentacyjnych, w styczniu br. oprócz wynagrodzenia za pracę otrzymał nagrodę jubileuszową. Jak ustalić kwoty potrącenia?

Kwotę potrącenia należy ustalić od łącznej wysokości świadczeń wymienionych w pytaniu. Ponadto należy zachować jedną kwotę wolną.

Wynagrodzenie za pracę podlega szczególnej ochronie kodeksowej, która przejawia się m.in. ustanowieniem granic potrąceń z wynagrodzenia oraz kwoty całkowicie od nich wolnej. Wielkości te obowiązują w zakresie miesiąca kalendarzowego.

Zdarza się, że w tym samym miesiącu pracodawca dokonuje wypłat z różnych tytułów prawnych. Do niedawna Departament Prawa Pracy Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej prezentował stanowisko (znak: DPR-III-079-680/Z/07), że w sytuacji wypłaty w tym samym miesiącu świadczeń z różnego tytułu (np. wynagrodzenia za pracę oraz nagrody jubileuszowej) warunki dokonywania potrąceń mają zastosowanie do każdego z tych świadczeń odrębnie. Tak więc wielkość potrącenia należy ustalić od każdego z nich osobno, a ponadto zastosować dwie kwoty wolne. Pogląd ten jako dla pracownika korzystny, pomimo negacji niektórych autorów, był w praktyce stosowany.

Powyższe zakwestionował Główny Inspektorat Pracy w piśmie z dnia 19 listopada 2012 r. (znak: GNP-364/306-072-43-1/12). Zdaniem GIP, jeżeli w danym miesiącu następuje wypłata wynagrodzenia za pracę oraz dodatkowego wynagrodzenia rocznego, to obydwa te świadczenia należy zsumować i od tak ustalonej kwoty dokonać potrącenia stosując (jedną) kwotę wolną. W dniu 16 maja 2013 r. nasze Wydawnictwo otrzymało też wyjaśnienie Ministerstwa, w którym resort pracy zaaprobował stanowisko PIP. Czytamy w nim, że: "(…) Zgodnie z art. 87 § 8 K.p. potrąceń należności z wynagrodzenia pracownika w miesiącu, w którym są wypłacane składniki wynagrodzenia za okresy dłuższe niż 1 miesiąc, dokonuje się od łącznej kwoty wynagrodzenia uwzględniającej te składniki wynagrodzenia. W takim przypadku ograniczenia w dokonywaniu potrąceń pod postacią granic i kwot wolnych od potrąceń mają zastosowanie do kwoty wynagrodzeń przypadających do wypłacenia w danym miesiącu. Na warunkach określonych w tych przepisach następują potrącenia m.in. z dodatkowego wynagrodzenia rocznego (art. 87 § 5 K.p.). (…)". Pogląd ten należy odnieść do ogółu należności ze stosunku pracy.

Wynagrodzenie pracownika pełnoetatowego jest zajęte na poczet niespłaconej pożyczki bankowej na kwotę kilku tysięcy złotych. W dniu 31 stycznia 2014 r. pracownik otrzymał wynagrodzenie za pracę w kwocie 2.150 zł oraz nagrodę jubileuszową w wysokości 3.360 zł (dwukrotność wynagrodzenia minimalnego). Pracownika obowiązują podstawowe koszty uzyskania przychodów, a ponadto złożył pracodawcy PIT-2.

Pracodawca potrącił na poczet zajęcia kwotę 2.159,63 zł, co wynika z wyliczenia:

• łączna kwota świadczeń po odliczeniach składkowo-podatkowych: 2.150 zł + 3.360 zł - (294,77 zł + 166,97 zł + 729 zł) = 4.319,26 zł,
   
• maksymalna kwota potrącenia: 1/2 x 4.319,26 zł = 2.159,63 zł,
   
• sprawdzenie czy potrącenie pełnej kwoty nie naruszy kwoty wolnej: 4.319,26 zł - 2.159,63 zł = 2.159,63 zł; 2.159,63 zł > 1.237,20 zł.

Uwaga: Nagrody jubileuszowe, które według zasad określających warunki ich przyznawania przysługują pracownikowi nie częściej niż co 5 lat, nie podlegają składkom ZUS.

2) Jak dokonać rozliczeń w przypadku gdy wypłat dokonano w dwóch terminach, a mianowicie pierwszej na początku, natomiast drugiej pod koniec miesiąca?

W przypadku dwóch terminów wypłat, potrącenia powinny być dokonywane dwukrotnie. Realizacja zbiorczego potrącenia w drugim terminie (np. ostatniego dnia roboczego miesiąca, w którym pracodawca dokonuje wypłaty comiesięcznych wynagrodzeń), z przyczyn niedających się wcześniej przewidzieć (np. niepłatna absencja w pracy) może okazać się niemożliwa. W celu dochowania wszystkich wymogów w tym względzie, już w pierwszym terminie wypłaty należy zapewnić pracownikowi kwotę wolną od potrąceń, zaś w drugim dokonać potrącenia korygującego (uwzględniającego łączną kwotę świadczeń).

Przyjmujemy, że pracownik, o którym mowa w poprzednim przykładzie, otrzymał 2 stycznia 2014 r. - nagrodę jubileuszową, a 31 stycznia 2014 r. - wynagrodzenie za pracę.

W pierwszym terminie (wypłata nagrody) pracodawca dokonał potrącenia w kwocie 1.411 zł (3.360 zł - 538 zł = 2.822 zł; 1/2 x 2.822 zł = 1.411 zł), gdyż nie naruszało to kwoty wolnej (2.822 zł - 1.411 zł = 1.411 zł; 1.411 zł > 1.237,20 zł).

W drugim terminie (wypłata wynagrodzenia) pracodawca dokonał potrącenia uzupełniającego w kwocie 749,13 zł. W celu ustalenia właściwej kwoty zsumował uzyskane w tym miesiącu składniki wynagrodzenia w kwocie netto: 2.150 zł - (294,77 zł + 166,97 zł + 190 zł) = 1.498,26 zł; 1.498,26 zł + 2.822 zł = 4.320,26 zł, a następnie ustalił maksymalną kwotę potrącenia, która wyniosła 2.160,13 zł (1/2 x 4.320,26 zł). W dalszej kolejności obliczył ostateczną kwotę potrącenia dokonanego na drugiej liście płac uwzględniając potrącenie dokonane w pierwszym terminie: 2.160,13 zł - 1.411 zł = 749,13 zł.

Uwaga: Pracodawca zastosował koszty uzyskania przychodów oraz kwotę zmniejszającą zaliczkę na podatek w pierwszym terminie wypłaty (nagrody jubileuszowej).

Zaprezentowane postępowanie zapewnia, po pierwsze zachowanie kwoty wolnej, a po drugie właściwą łączną kwotę potrącenia niezależnie od zdarzeń mających miejsce po pierwszym terminie wypłaty.

Załóżmy, że pracownik, o którym mowa w poprzednim przykładzie, od 2 stycznia br. i do końca tego miesiąca był niezdolny do pracy. Za okres pierwszych 14 dni otrzymał wynagrodzenie chorobowe w kwocie 692,58 zł, a za kolejne 16 dni zasiłek chorobowy w kwocie 791,52 zł.

W terminie wypłaty nagrody jubileuszowej potrącenie powinno pozostać w takiej samej wysokości jak w poprzednim przykładzie (1.411 zł). Natomiast w terminie wypłaty wynagrodzeń, z wynagrodzenia chorobowego, które dla celów potrąceń jest traktowane tak jak wynagrodzenie za efektywną pracę, pracodawca powinien potrącić 279,63 zł [692,58 zł - (62,33 zł + 71 zł) = 559,25 zł; 1/2 x 559,25 zł = 279,63 zł]. Z kolei z zasiłku, który w zakresie potrąceń podlega przepisom emerytalnym - kwotę 197,88 zł, co wynika z wyliczenia:

• maksymalna kwota potrącenia: 25% x 791,52 zł = 197,88 zł,
   
• kwota wolna: 415,58 zł : 31 dni = 13,41 zł; 13,41 zł x 16 dni = 214,56 zł,
   
• kontrola wysokości potrącenia pod kątem kwoty wolnej: 791,52 zł - 143 zł = 648,52 zł; 648,52 zł - 197,88 zł = 450,64 zł; 450,64 zł > 214,56 zł.

Uwaga: Z powodu niepełnego miesiąca zmniejszeniu ulega tylko kwota wolna obowiązująca przy potrąceniach z zasiłków.