Ustalanie podstawy ekwiwalentu po dłuższej nieobecności

Z dniem 9 listopada 2023 r. pracownik rozwiązał stosunek pracy. Od 15 czerwca do 9 listopada br. był niezdolny do pracy z powodu choroby. Pozostał mu niewykorzystany urlop, za który wypłaciliśmy ekwiwalent. Wynagrodzenia są w zakładzie wypłacane 10. dnia następnego miesiąca. Pracownik otrzymywał wynagrodzenie zmienne. Wynagrodzenie za kwiecień wypłacono 10 maja br. (przepracował 16 z 19 dni), wynagrodzenie za maj wypłacono 9 czerwca br. (przepracował 20 z 21 dni), a wynagrodzenie za czerwiec wypłacono 10 lipca br. (przepracował 2 z 21 dni). Czy do podstawy wymiaru ekwiwalentu za urlop powinniśmy byli wziąć wynagrodzenie wypłacone od maja do lipca br. (a należne za kwiecień, maj i czerwiec br.) po dopełnieniu?

Do podstawy ekwiwalentu urlopowego należało przyjąć składniki zmienne wypłacone w okresie 3 miesięcy bezpośrednio poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu, czyli w sytuacji przedstawionej w pytaniu wypłacone w okresie od maja do lipca br., ale należne odpowiednio za kwiecień, maj i czerwiec br. Ze względu na nieprzepracowanie w pełni przez pracownika okresu przyjmowanego do podstawy ekwiwalentu wynagrodzenie zmienne za ten okres należało dopełnić.

Zasady obliczania ekwiwalentu urlopowego regulują przepisy rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu... (Dz. U. z 1997 r. nr 2, poz. 14 ze zm.). Stanowi ono, że składniki przysługujące pracownikowi za okresy nie dłuższe niż miesiąc, z wyjątkiem stałych miesięcznych, wypłacone w okresie 3 miesięcy bezpośrednio poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu, uwzględnia się w średniej wysokości z tego okresu. Na mocy § 16 ust. 2 wymienionego rozporządzenia, jeżeli pracownik nie przepracował pełnego okresu tych 3 miesięcy, wynagrodzenie faktycznie wypłacone mu w tym okresie dzieli się przez liczbę dni pracy, za które przysługiwało to wynagrodzenie, a otrzymany wynik mnoży się przez liczbę dni, jakie pracownik przepracowałby w ramach normalnego czasu pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy (tzw. dopełnienie). Dopełnienie podstawy przeprowadza się, gdy pracownik w okresie przyjmowanym do podstawy był nieobecny np. z powodu choroby bądź korzystania z urlopu.

Przykład

Przyjmujemy dane przedstawione w pytaniu. Pracownik nabył prawo do ekwiwalentu urlopowego w dniu 9 listopada 2023 r. Do jego podstawy należało przyjąć wynagrodzenie zmienne wypłacone w maju, w czerwcu i w lipcu br., a należne odpowiednio za kwiecień, maj i czerwiec br., po dopełnieniu. Przy dopełnieniu należało uzyskane w podanych miesiącach wynagrodzenie podzielić przez 38 dni, a otrzymany wynik pomnożyć przez 61 dni.