Ekwiwalent za urlop pierwszorazowy po przepracowaniu dwóch miesięcy

Po przepracowaniu dwóch miesięcy pracownik zatrudniony na czas określony wystąpił z wnioskiem o rozwiązanie umowy za porozumieniem stron, na co chcemy przystać. Jak ustalić ilość dni urlopu wypoczynkowego, za które powinniśmy wypłacić ekwiwalent, jeżeli jest to pierwsze zatrudnienie w karierze zawodowej, a tym samym mamy tu do czynienia z urlopem pierwszorazowym? Jak obliczyć sam ekwiwalent, jeżeli pracownik otrzymuje wynagrodzenie akordowe i w firmie wypłacane są również dodatki stażowe?

W celu ustalenia ilości dni urlopu do wypłaty ekwiwalentu należy za każdy przepracowany miesiąc przyjąć bez zaokrągleń 1/12 pełnego rocznego wymiaru, natomiast sam ekwiwalent należy ustalić według zasad obowiązujących wobec składników zmiennych przysługujących za okresy nie dłuższe niż jeden miesiąc.

Z pytania wynika, że mamy tu do czynienia z urlopem pierwszorazowym, o którym mowa w art. 153 § 1 Kodeksu pracy. Przepis ten wyjaśnia, że pracownik podejmujący pracę po raz pierwszy w ramach stosunku pracy, w roku kalendarzowym, w którym ją podjął uzyskuje prawo do urlopu wypoczynkowego z upływem każdego miesiąca pracy, w wymiarze 1/12 wymiaru przysługującego mu po przepracowaniu roku.

Z uwagi na to, że powyższe zasady dotyczą pracowników podejmujących pierwszą w życiu pracę, ich staż urlopowy - nawet z uwzględnieniem studiów wyższych - jest zazwyczaj krótszy niż 10 lat, a to oznacza, że przysługujący im roczny wymiar urlopu generalnie wynosi 20 dni. Z każdym przepracowanym miesiącem nabywają więc prawo do urlopu w wymiarze 1,66 dnia (1/12 z 20 dni). Przy pełnym etacie daje to 13,28 godzin urlopu (1,66 × 8 godzin).

W stosunku do urlopu pierwszorazowego nie mają zastosowania art. 155^2a oraz art. 155³ K.p. W tym przypadku nie zaokrągla się w górę niepełnego miesiąca pracy ani niepełnego dnia urlopu, przy czym nie ma przeszkód, aby obowiązujące u pracodawcy przepisy zakładowe przewidywały takie zaokrąglenia.

Sposób liczenia okresu miesięcznego uprawniającego do kolejnej części urlopu pierwszorazowego wyjaśnił Departament Prawny Głównego Inspektoratu Pracy (dalej: GIP) w piśmie z dnia 17 stycznia 2011 r. w sprawie obliczenia okresu pracy (GPP-364-4560-103-1/10/PE/RP). GIP zajął stanowisko, iż:

"(...) należy przyjąć, że dla celów obliczania okresów pracy warunkujących nabycie uprawnień pracowniczych, miesiąc pracy upływa w dniu poprzedzającym upływ miesięcznego terminu obliczonego stosownie do przepisów Kodeksu cywilnego. Przykładowo, jeśli stosunek pracy został nawiązany 4 stycznia, to miesiąc pracy upłynie 3 lutego (...)".

Stosuje się tu więc potoczny sposób liczenia terminów.

Jeżeli natomiast w pierwszym roku kalendarzowym pracy pracownik ma przerwy w zatrudnieniu, przy obliczaniu uprawnień urlopowych zastosowanie ma art. 114 K.c. - za miesiąc uważa się wówczas 30 dni.

Pracownik, o którym mowa w pytaniu, otrzymuje wynagrodzenie obliczane stawką akordową, które należy uznać za składnik zmienny przysługujący za okresy nie dłuższe niż jeden miesiąc. Natomiast, z uwagi na to, że jest to jego pierwsza praca w życiu, zakładamy, że nie ma prawa do dodatku stażowego.

W myśl § 16 ust. 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz. U. nr 2, poz. 14 ze zm.), składniki zmienne przysługujące za okresy nie dłuższe niż jeden miesiąc, przyjmuje się do podstawy ekwiwalentu w średniej kwocie wypłaconej w okresie 3 miesięcy bezpośrednio poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu. Jeżeli okres jest krótszy, to na podstawie § 16 ust. 3 przyjmuje się okres faktycznie przepracowany. Z uwagi na to, że pracownik przepracował tylko 2 miesiące, średnia powinna być ustalona z tego właśnie okresu.

Sposób liczenia samego ekwiwalentu urlopowego określa § 18 ww. rozporządzenia, z którego wynika, że pracodawca powinien:

podzielić ustaloną w przedstawiony wyżej sposób podstawę przez współczynnik urlopowy - w roku bieżącym dla pełnego etatu wynosi on 20,92,
podzielić uzyskany wynik przez liczbę odpowiadającą dobowej normie czasu pracy obowiązującej pracownika,
pomnożyć uzyskaną stawkę godzinową przez liczbę godzin niewykorzystanego urlopu.

Przykład

Pracownik dysponujący 8-letnim stażem urlopowym (szkoła wyższa), z którym 1 sierpnia 2024 r. zawarta została pierwsza w jego życiu umowa o pracę (na czas określony), wystąpił z wnioskiem o jej rozwiązanie za porozumieniem stron z dniem 22 października br., na co pracodawca wyraził zgodę. Osoba ta zatrudniona jest na pełny etat w podstawowym systemie czasu pracy (8 godzin dziennie od poniedziałku do piątku) i wynagradzana akordowo. W związku z tym, że pracownik nie korzystał z urlopu wypoczynkowego, pracodawca musi wypłacić mu ekwiwalent urlopowy, którego podstawę stanowić będzie średnie wynagrodzenie z okresu od sierpnia do września br. W sierpniu br. pracownik ten uzyskał wynagrodzenie w kwocie 5.987,60 zł, a we wrześniu 6.123,40 zł, średnia wyniesie więc: 6.055,50 zł, tj. [(5.987,60 zł + 6.123,40 zł) : 2]. Z uwagi na to, że przy urlopach pierwszorazowych nie zaokrągla się w górę przepracowanych miesięcy oraz dni urlopu, przy ustalaniu aktualnego wymiaru urlopu uwzględnione mogą być tylko dwa miesiące (sierpień i wrzesień br.), co oznacza, że wyniesie on: 20 dni × 1/12 = 1,66 dnia; 1,66 dnia × 2 miesiące = 3,32 dnia. Ekwiwalent będzie więc przysługiwał pracownikowi za 26,56 godzin (3,32 dnia × 8 godzin) niewykorzystanego urlopu. W celu jego obliczenia pracodawca powinien przeprowadzić następujące działania:

6.055,50 zł : 20,92 (współczynnik urlopowy dla pełnego etatu w 2024 r.) = 289,46 zł (stawka dzienna),
289,46 zł : 8 = 36,18 zł (stawka godzinowa),
36,18 zł × 26,56 godzin = 960,94 zł.