Ubezpieczenia i Prawo Pracy nr 21 (327) z dnia 1.11.2012

Opłacenie składek na ubezpieczenia emerytalno-rentowe ponad limit

1. Korekta dokumentów rozliczeniowych

Pracodawca, który w dokumentach rozliczeniowych sporządzonych za dany miesiąc wykazał składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe ustalone od podstawy przekraczającej roczny limit, obowiązany jest dokonać ich korekty. Komplet dokumentów rozliczeniowych korygujących składa się z:

• raportu ZUS RCA, w którym pracodawca rozlicza składki od prawidłowych podstaw (z uwzględnieniem kwoty ograniczenia podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe; skorygowana zostanie też podstawa wymiaru składki zdrowotnej),
   
• deklaracji rozliczeniowej, w której pracodawca wykazuje dane dotyczące wszystkich ubezpieczonych, tj. tych, za których zostały prawidłowo rozliczone składki i świadczenia w poprzednim komplecie dokumentów, jak i ubezpieczonego, za którego został sporządzony imienny raport miesięczny korygujący.

2. Zwrot pracownikowi nienależnie pobranych składek

Opłacenie składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe ponad roczny limit spowoduje powstanie:

• nadpłaty składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe oraz
   
• niedopłaty składki na ubezpieczenie zdrowotne (ustalając podstawę wymiaru tej składki pracodawca potrącił składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe pobrane od zawyżonej podstawy wymiaru).

Pracodawca po przesłaniu do ZUS dokumentów rozliczeniowych korygujących zakładając, że nie ma zaległości może wnioskować o zwrot nadpłaty. Do składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe opłaconych po przekroczeniu rocznego limitu stosuje się art. 24 ust. 6a-8 ustawy o sus (art. 19 ust. 6a ustawy o sus). Za datę stwierdzenia nienależnie opłaconych składek uważa się datę otrzymania przez ZUS imiennego raportu miesięcznego korygującego i deklaracji rozliczeniowej korygującej.

Zgodnie z art. 24 ust. 6a ustawy o sus, nienależnie opłacone składki podlegają zaliczeniu przez ZUS z urzędu na poczet zaległych lub bieżących składek, a w razie ich braku - na poczet przyszłych składek, chyba że płatnik składek złoży wniosek o zwrot składek. ZUS zawiadamia płatnika składek o kwocie nienależnie opłaconych składek, które mogą być zwrócone, chyba że nie przekraczają wysokości kosztów upomnienia w postępowaniu egzekucyjnym.

Nienależnie opłacone składki podlegają zwrotowi w terminie 30 dni od dnia wpływu wniosku płatnika składek. Jeśli w tym terminie składki nie zostaną zwrócone, to podlegają oprocentowaniu w wysokości równej odsetkom za zwłokę pobieranym od zaległości podatkowych, od dnia złożenia wniosku. W poradniku ZUS pt. "Zasady podlegania ubezpieczeniom społecznym i ubezpieczeniu zdrowotnemu, ustalania podstawy wymiaru oraz rozliczania i opłacania składek na te ubezpieczenia oraz na Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych" czytamy, że: "(...) ZUS zwraca składki obliczone i przekazane od nadwyżki ponad kwotę ograniczenia w terminie 30 dni od złożenia przez płatnika składek deklaracji rozliczeniowej korygującej i imiennych raportów miesięcznych korygujących, złożonych w związku z przekroczeniem kwoty ograniczenia. (...)".

W przypadku gdy do otrzymania zwrotu składek uprawnionych jest kilku płatników składek, ZUS dzieli kwotę nadpłaconych składek i zwraca je płatnikom w takich częściach, w jakich opłacali składkę w miesiącu, w którym nastąpiło przekroczenie limitu (§ 9 rozporządzenia składkowego).

W związku z powstałą niedopłatą składki na ubezpieczenie zdrowotne (finansowaną przez pracownika), ZUS dokonuje zwrotu nadpłaty po pomniejszeniu jej o kwotę niedopłaty tej składki.

Kwota zwróconych składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe stanowi zwrot uprzednio pomniejszonego przychodu pracownika ze stosunku pracy. W miesiącu, w którym zostanie wypłacona pracownikowi (postawiona do jego dyspozycji), podlega doliczeniu do pozostałych przychodów uzyskanych przez pracownika w tym miesiącu, od których pracodawca pobiera zaliczkę na podatek dochodowy, stosownie do art. 32 ustawy o pdof. W podstawie opodatkowania należy uwzględnić kwotę nadpłaconych składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe przed pomniejszeniem o składkę zdrowotną. Wyliczoną zaliczkę na podatek dochodowy pracodawca pomniejsza o kwotę niedopłaty składki zdrowotnej (w wysokości nieprzekraczającej 7,75% podstawy wymiaru).

Pracodawca od kwietnia 2011 r. zatrudnia pracownika za wynagrodzeniem ustalonym w stałej miesięcznej wysokości 10.000 zł, a od 1 stycznia 2012 r. - 11.000 zł. Za grudzień 2011 r. rozliczył za pracownika składki ZUS w następujący sposób:

Pracodawca z własnych środków opłacił część składek na ubezpieczenia społeczne (od podstawy 10.000 zł) oraz składki na Fundusz Pracy i FGŚP (od podstawy 10.000 zł).

Pod koniec sierpnia 2012 r. pracodawca otrzymał informację z ZUS, że za tego pracownika w grudniu 2011 r. w związku z przekroczeniem limitu składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe powinny być opłacone od kwoty 6.800 zł, a nie od 10.000 zł. Pracodawca powinien więc rozliczyć składki ZUS w następujący sposób:

Pracodawca ustalił, że:

• nadpłata składki na ubezpieczenie emerytalne sfinansowana przez pracownika wynosiła 312,32 zł (976 zł - 663,68 zł),
   
• nadpłata składki na ubezpieczenia rentowe sfinansowana przez pracownika wynosiła 48 zł (150 zł - 102 zł),
   
• niedopłata składki na ubezpieczenie zdrowotne wynosiła 32,43 zł (809,04 zł - 776,61 zł); po jej opłaceniu, co w praktyce polega na pomniejszeniu nadpłaty składek na ubezpieczenia emerytalno-rentowe o niedopłaconą składkę zdrowotną odliczeniu od podatku będzie podlegała składka zdrowotna w wysokości 27,92 zł (696,67 zł - 668,75 zł).

Ponadto pracodawca ustalił kwotę nienależnie opłaconych składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe sfinansowaną z własnych środków.

Przyjmujemy, że pracodawca, o którym mowa w przykładzie 9, we wrześniu br. zwrócił pracownikowi nadpłacone składki. W tym też miesiącu pracownik uzyskał wynagrodzenie w wysokości 11.000 zł. W podstawie opodatkowania oprócz wynagrodzenia w wysokości 11.000 zł pracodawca uwzględnił kwotę nadpłaty składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (przed pomniejszeniem o składkę zdrowotną) w wysokości 360,32 zł (312,32 zł + 48 zł). Od wyliczonej zaliczki na podatek dochodowy pracodawca odliczył także składkę zdrowotną w wysokości 27,92 zł. Pracownikowi przysługują podstawowe koszty uzyskania przychodów i złożył PIT-2.

Pracodawca dokonał następujących wyliczeń:

Kwota do wypłaty 8.021,52 zł, tj. 11.000 zł + 360,32 zł - 1.508,10 zł - 854,27 zł - 944 zł - 32,43 zł = 8.021,52 zł.

W przypadku braku płatnika składek lub jego następcy prawnego, ZUS zawiadamia ubezpieczonego o kwocie nienależnie opłaconych składek w części sfinansowanej przez ubezpieczonego i na jego wniosek zwraca nienależnie opłacone składki.

3. Przeliczenie podstawy wymiaru zasiłku chorobowego

Pracodawca, który rozliczył składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe od podstawy przekraczającej roczny limit powinien sprawdzić, czy wynagrodzenie za ten miesiąc (także kolejne, od których nienależnie pobrano wyższe składki emerytalno-rentowe) nie zostało uwzględnione w podstawie wymiaru wynagrodzenia chorobowego (zasiłków). Jeśli bowiem przychód pracownika za dany miesiąc został pomniejszony o wyższą niż należna kwotę składek na ubezpieczenia społeczne, to w podstawie wymiaru zasiłków została uwzględniona niższa kwota wynagrodzenia za ten miesiąc. W konsekwencji została zaniżona podstawa wymiaru ww. świadczeń i ich niedopłata. Pracodawca w takim przypadku obowiązany jest do przeliczenia podstawy i wyrównania wysokości wcześniej wypłaconego świadczenia. Kwoty wyrównania świadczeń chorobowych wykazuje się w dokumentach rozliczeniowych sporządzonych za miesiąc, w którym nastąpiła ich wypłata.

Przyjmujemy założenia z przykładu 9 oraz, że pracownik chorował przez 4 dni czerwca 2012 r. Za dni choroby otrzymał zasiłek chorobowy. Podstawę jego wymiaru stanowiło przeciętne miesięczne wynagrodzenie za okres od czerwca 2011 r. do maja 2012 r. w wysokości:

Za 4 dni sierpnia 2012 r. pracownik otrzymał zasiłek chorobowy w kwocie 958,76 zł, według wyliczenia:

107.862,50 zł : 12 m-cy = 8.988,54 zł,

8.988,54 zł x 80% : 30 = 239,69 zł (stawka dzienna),

239,69 zł x 4 dni = 958,76 zł.

Po otrzymaniu z ZUS informacji, że w grudniu 2011 r. nastąpiło przekroczenie limitu podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe tego pracownika, pracodawca dokonał przeliczenia podstawy wymiaru zasiłku chorobowego za ww. okres.

We wrześniu br. dokonał wypłaty wyrównania w wysokości 3,24 zł, zgodnie z wyliczeniem:

[(107.862,50 zł - 8.629 zł) + 8.989,32 zł] : 12 m-cy = 9.018,57 zł,

9.018,57 zł x 80% : 30 = 240,50 zł (stawka dzienna),

240,50 zł x 4 dni = 962 zł,

962 zł - 958,76 zł = 3,24 zł.

Kwotę wyrównania zasiłku chorobowego pracodawca wykazał w raporcie ZUS RSA sporządzonym za wrzesień br. z kodem świadczenia/przerwy - 317.

Wraz z wypłatą wyrównania pracodawca wypłacił odsetki z tytułu opóźnienia, licząc od dnia wypłaty zasiłku chorobowego do dnia wypłaty wyrównania (art. 64 ust. 2 ustawy zasiłkowej).

W celu obliczenia odsetek można skorzystać z kalkulatora dostępnego na naszej stronie internetowej www.gofin.pl w zakładce "kalkulatory".