Dopełnianie podstawy ekwiwalentu w razie zatrudnienia w systemie równoważnym oraz przez część miesiąca

1) Rozwiązaliśmy umowę o pracę z pracownikiem, który był wynagradzany stałą stawką miesięczną, a ponadto otrzymywał dodatki za pracę w porze nocnej. Jak obliczyć podstawę ekwiwalentu za urlop, jeżeli w okresie przyjmowanym do podstawy wystąpiły krótkie nieobecności?

Podstawę ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy należy obliczyć przyjmując stawkę miesięczną w wysokości należnej w miesiącu rozwiązania umowy, a dodatki za pracę w nocy - po uprzednim dopełnieniu - w średniej wysokości z wypłat w trzech poprzednich miesiącach.

Ekwiwalent za urlop wypoczynkowy ustala się stosując zasady obowiązujące przy obliczaniu wynagrodzenia urlopowego, ze zmianami określonymi w § 15-19 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego... (Dz. U. nr 2, poz. 14 z późn. zm.), dalej rozporządzenia urlopowego. W tym celu w pierwszej kolejności należy ustalić podstawę wymiaru ekwiwalentu, do której przyjmuje się składniki:

określone w stawce miesięcznej w stałej kwocie, w wysokości obowiązującej w miesiącu nabycia prawa do ekwiwalentu,
zmienne, za okresy nie dłuższe niż jeden miesiąc (np. dodatki nocne) - w średniej wysokości wypłaconej w trzech poprzednich miesiącach,
za okresy dłuższe niż miesiąc (np. premie kwartalne) - w średniej wysokości z dwunastu poprzednich miesięcy.

W przypadku drugiej i trzeciej grupy składników płacy może być konieczne dopełnienie. Czynności tej dokonuje się wtedy, gdy pracownik nie przepracował pełnego, lecz tylko część okresu, z którego przyjmuje się te składniki, wyłączając miesiące nieprzepracowane w całości. Wynagrodzenie faktycznie wypłacone w tym okresie dzieli się przez liczbę dni pracy, za które ono przysługiwało, a otrzymany wynik, będący w praktyce stawką dzienną, mnoży się przez liczbę dni, jakie pracownik przepracowałby w ramach normalnego czasu pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy. Tak wynika z § 11 ust. 1, § 16 ust. 3 i § 17 ust. 2 rozporządzenia urlopowego.

Zwracamy uwagę! Zastosowanie reguły dopełnienia względem wszystkich składników płacy poza stałymi miesięcznymi, choćby miały charakter epizodyczny, potwierdziło Ministerstwo Pracy i Polityki Społecznej w piśmie z 10 sierpnia 2015 r. będącym odpowiedzią na pytanie naszego Wydawnictwa.

Przykład

Pracownik z końcem czerwca br. rozwiązał stosunek pracy w związku z przejściem na emeryturę. Sporadycznie wykonywał on pracę w nocy, za którą otrzymywał dodatki w wysokości 5 zł/godz. Pracodawca dokonuje wypłat wynagrodzeń w ostatnim dniu roboczym miesiąca.

W dniu rozwiązania umowy o pracę na koncie urlopowym pracownika znajdował się niewykorzystany urlop wypoczynkowy, za który przysługiwał ekwiwalent. W okresie przyjętym do podstawy (III-V br.) pracownikowi wypłacono tytułem dodatków za pracę w porze nocnej odpowiednio: 60 zł, 80 zł i 120 zł, przy czym z obowiązujących 63 dni przepracował w tym okresie 60 dni (3 dni chorował). Do podstawy wymiaru ekwiwalentu z tytułu dodatków nocnych pracodawca przyjął 90,93 zł, zgodnie z wyliczeniem: 60 zł + 80 zł + 120 zł = 260 zł; 260 zł : 60 dni = 4,33 zł; 4,33 zł x 63 dni = 272,79 zł; 272,79 zł : 3 m-ce = 90,93 zł.

2) Jak należy dopełnić wynagrodzenie przyjmowane do podstawy ekwiwalentowej, jeśli pracownik był zatrudniony w systemie równoważnym?

Za dzielnik w ilorazie, za pomocą którego ustala się stawkę dzienną należy przyjąć liczbę dni rzeczywiście przepracowanych, a za czynnik do obliczenia kwoty dopełnionej liczbę dni rozkładowych. Do powyższego wniosku prowadzi sformułowanie przepisu § 16 ust. 2 rozporządzenia urlopowego, które odwołuje się do rozkładu czasu pracy obowiązującego pracownika.

Przykład

Pracownik jest zatrudniony w systemie równoważnym i wynagradzany w ostatnim dniu miesiąca stawką w wysokości 21 zł/godz. Podczas trzech miesięcy poprzedzających rozwiązanie umowy i nabycie prawa do ekwiwalentu miał zaplanowane 38 dniówek dwunastogodzinnych i 8 dniówek ośmiogodzinnych (łącznie 46 dni), z czego z powodu absencji nie przepracował 4 dni z pierwszego rodzaju i 2 dni z drugiego (łącznie 6 dni). Suma wynagrodzeń za te miesiące wyniosła 9.576 zł.

Kalkulator ekwiwalentu za urlop
wypoczynkowy dostępny jest w serwisie www.kalkulatory.gofin.pl.

Podstawa ekwiwalentu wynosi 3.670,80 zł, co wynika z wyliczenia:

wynagrodzenie po dopełnieniu: 9.576 zł : 40 dni = 239,40 zł; 239,40 zł x 46 dni = 11.012,40 zł,
przeciętne wynagrodzenie: 11.012,40 zł : 3 m-ce = 3.670,80 zł.

W omawianej sytuacji bliższy kwocie wynagrodzenia umownego byłby wynik dopełnienia z zastosowaniem liczby godzin, a nie dni. Literalne brzmienie przepisu nie daje jednak do tego podstaw.

3) Czy należy dopełnić wynagrodzenie przyjmowane do podstawy ekwiwalentowej, jeżeli nieprzepracowanie pełnego miesiąca nie wynikało z absencji, lecz podjęcia pracy w trakcie miesiąca?

Przepis regulujący dopełnienie dotyczy sytuacji, w której pracownik nie przepracował pełnego okresu, z którego przyjmuje się składniki do obliczenia podstawy ekwiwalentu. Osoba z pytania status pracownika nabyła dopiero z dniem podjęcia pracy, co nastąpiło w trakcie miesiąca. Brak jest zatem podstaw do uwzględnienia pierwszego "niepełnego" miesiąca pracy (należy go pominąć).

Przykład

Pracownik został zatrudniony na okres próbny, od 27 marca do 26 czerwca 2021 r., za wynagrodzeniem określonym w stałej stawce miesięcznej wypłacanym w ostatnim dniu miesiąca. Ponadto otrzymywał dodatki za pracę w porze nocnej. Strony nie zawarły kolejnej umowy o pracę, a zainteresowany nabył prawo do ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy.

Do podstawy ekwiwalentu pracodawca przyjął stawkę miesięczną w kwocie wynikającej z umowy oraz średnią wysokość dodatków, którą ustalił dodając kwoty dodatków wypłacone w kwietniu i maju 2021 r. oraz dzieląc uzyskaną kwotę przez 2. Jeśli w przyjmowanych miesiącach wystąpiła czasowa nieobecność w pracy, miał obowiązek dokonać uprzedniego dopełnienia dodatków nocnych przyjętych do podstawy.