Dopełnienie podstawy ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy

Z dniem 31 maja 2020 r. ulegnie rozwiązaniu umowa o pracę zawarta z pracownikiem. Pozostało mu 10 dni niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego za który wypłacimy mu ekwiwalent. Pracownik otrzymuje stałe miesięczne wynagrodzenie oraz zmienną premię miesięczną. Pracownik od 20 kwietnia do 31 maja 2020 r. przebywa na zwolnieniu lekarskim, a w lutym 2020 r. korzystał z urlopu. Resztę okresu przyjmowanego do podstawy ekwiwalentu przepracował. Czy należy dopełnić wynagrodzenie zmienne przyjmowane do podstawy?

Pracownik nabywa prawo do ekwiwalentu pieniężnego w dniu rozwiązania stosunku pracy (art. 171 § 1 K.p.). Zasady jego obliczania określa rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia... (Dz. U. z 1997 r. nr 2, poz. 14 ze zm.). Przy obliczaniu ekwiwalentu urlopowego składniki wynagrodzenia przysługujące w stałej stawce miesięcznej przyjmuje się w wysokości należnej w miesiącu nabycia do niego prawa. Zmienne składniki za okresy nie dłuższe niż 1 miesiąc, wypłacone bezpośrednio w okresie 3 miesięcy poprzedzających nabycie prawa do ekwiwalentu, uwzględnia się przy obliczaniu ekwiwalentu w średniej wysokości z tego okresu. Z kolei składniki za okresy dłuższe niż 1 miesiąc, wypłacone w okresie poprzednich 12 miesięcy, przyjmuje się w średniej wysokości z tego okresu.

Zdarza się, że pracownik nie przepracuje w pełni okresu przyjmowanego do podstawy ekwiwalentu np. z powodu korzystania z urlopu lub wystąpienia choroby. W takiej sytuacji wynagrodzenie faktycznie wypłacone mu w tym okresie dzieli się przez liczbę dni pracy, za które przysługiwało to wynagrodzenie, a otrzymany wynik mnoży się przez liczbę dni, jakie pracownik przepracowałby w ramach normalnego czasu pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy (§ 16 ust. 2 wymienionego rozporządzenia). Jest to tzw. dopełnienie podstawy i stosuje się je do składników zmiennych. Dopełnienia podstawy ekwiwalentu za urlop dokonuje się za cały okres przyjmowany do podstawy, a nie za poszczególne miesiące wchodzące w jego skład.

Ekwiwalent za niewykorzystany przez pracownika urlop wypoczynkowy oblicza się:

dzieląc sumę miesięcznych wynagrodzeń przez współczynnik urlopowy,
dzieląc tak otrzymany ekwiwalent za jeden dzień urlopu przez liczbę odpowiadającą dobowej normie czasu pracy obowiązującej pracownika, a następnie,
mnożąc tak otrzymany ekwiwalent za jedną godzinę urlopu przez liczbę godzin niewykorzystanego przez pracownika urlopu wypoczynkowego.

Przykład

Z dniem 31 maja 2020 r. ulegnie rozwiązaniu zawarta z pracownikiem umowa o pracę na pełny etat. Pracownik świadczy pracę od poniedziałku do piątku po 8 godzin. Przysługuje mu stałe miesięczne wynagrodzenie w kwocie 3.800 zł oraz zmienna, miesięczna premia regulaminowa. W okresie przyjmowanym do podstawy ekwiwalentu pracownik otrzymał premie: za luty 2020 r. - 560 zł, za marzec 2020 r. - 620 zł i za kwiecień 2020 r. - 380 zł. Pracownik w lutym 2020 r. korzystał z 5 dni (40 godz.) urlopu wypoczynkowego i przepracował 15 dni, następnie przepracował cały marzec 2020 r. (22 dni), w kwietniu 2020 r. przepracował 12 dni, a przez 9 dni był chory. Pozostało mu 10 dni (80 godz.) niewykorzystanego urlopu. Ustalenie wysokości ekwiwalentu za urlop:

-	(560 zł + 620 zł + 380 zł) : (15 dni + 22 dni + 12 dni) = 31,84 zł,
-	31,84 zł × (20 dni + 22 dni + 21 dni) = 2.005,92 zł,
-	2.005,92 zł : 3 = 668,64 zł,
-	(3.800 zł + 668,64 zł) : 21,08 (współczynnik urlopu za 2020 r.) = 211,98 zł,
-	211,98 zł : 8 = 26,50 zł,
-	26,50 zł × 80 godz. = 2.120 zł.